Como emprendedor al frente de tu negocio, gestionas a diario el dinero que entra y sale para pagar planillas y proveedores. Pero, ¿qué hay de las bases sólidas sobre las que se construye tu empresa? Nos referimos a tu maquinaria, computadoras, local comercial o vehículos. Estos no son gastos comunes; son tu activo fijo, el verdadero motor que te permite operar y crecer a largo plazo.
Entender la definición de activo fijo es crucial para una gestión empresarial exitosa. No es solo un término contable; es un concepto que impacta directamente en tus impuestos, tu capacidad de financiamiento y el valor real de tu compañía. Gestionar los activos fijos de una empresa no se trata de comprarlos y olvidarlos; implica un ciclo de vida que debes administrar con estrategia.
Por ello, esta guía te explicará de forma clara y directa qué son los activos fijos, qué tipos existen y cómo debes gestionarlos para fortalecer tu negocio.
¿Qué es un activo fijo de una empresa?
Un activo fijo es un bien (físico o no físico) que tu empresa posee y que utiliza de forma continua en sus operaciones para generar ingresos. La clave de los activos fijos en una empresa es que no están destinados a la venta en el corto plazo; los adquieres para usarlos en tu producción o para fines administrativos.
Seguramente te has preguntado: ¿un activo fijo es corriente o no corriente? Por definición, es un activo no corriente. En tu balance general, tus activos se dividen en «corrientes» (los que esperas convertir en efectivo en menos de un año, como tu inventario o tus cuentas por cobrar) y «no corrientes». Los activos fijos son la parte principal de tus activos no corrientes, ya que su vida útil de activos fijos es superior a un año.
Características de un activo fijo
Para que un bien sea considerado un activo fijo, debe cumplir con una serie de características específicas:
- Son duraderos: tienen una vida útil superior a un ejercicio contable (más de un año). Una computadora que usarás por 3 años es un activo fijo; una resma de papel que usarás esta semana es un gasto.
- No se destinan a la venta: su propósito no es ser comercializados dentro de tu giro de negocio. Si tienes una panadería, el horno es un activo fijo; el pan es tu inventario (activo corriente).
- Se usan para la operación: son necesarios para que tu empresa funcione y genere ingresos.
- Sufren depreciación (si son tangibles): pierden valor con el tiempo debido al uso, el desgaste o la obsolescencia tecnológica. Este punto es crucial para tu contabilidad.
- Son menos líquidos: no se pueden convertir en dinero en efectivo tan fácilmente como una factura por cobrar.
Tipos de activos fijos
La gestión de activos fijos comienza por saber identificarlos. Los tipos de activos fijos se clasifican principalmente en tres grandes grupos:
Activo fijo tangible
Los activos fijos tangibles son la categoría más evidente: son los bienes físicos que puedes ver y tocar. Son el pilar de la infraestructura de tu negocio. Las características de los activos fijos tangibles son su corporalidad y que sufren un desgaste físico, el cual se registra contablemente como depreciación.
Activo fijo intangible
Los activos fijos intangibles son bienes que no tienen forma física, pero que poseen un valor inmenso para tu empresa y te generan beneficios a largo plazo. A menudo, en la nueva economía digital, estos activos son más valiosos que los tangibles. Contablemente, no se deprecian, sino que se «amortizan» a lo largo de su vida útil.
Activos en leasing
Esta es una categoría financiera clave que debes entender. Cuando realizas una inversión en activos fijos a través de un contrato de leasing financiero (arrendamiento financiero), contablemente ese bien se considera tuyo desde el primer día.
Aunque legalmente la propiedad es del banco hasta que pagas la última cuota, para efectos de tus estados financieros, debes registrar esa máquina o vehículo como un activo fijo más en tu balance, y también registrar la deuda correspondiente.
Ejemplos de activos fijos
Para que no quede ninguna duda, aquí tienes ejemplos de activos fijos comunes en una PYME, clasificados según los activos fijos tangibles e intangibles:
- Ejemplos de Activos Fijos Tangibles:
- Propiedad, Planta y Equipo (PPE): este es el grupo principal.
- Terrenos.
- Edificios y oficinas (si son de tu propiedad).
- Maquinaria y equipo de producción.
- Vehículos (camionetas de reparto, autos de gerencia, motocicletas).
- Muebles y enseres (escritorios, sillas, estanterías).
- Equipos de cómputo (laptops, servidores, impresoras).
- Propiedad, Planta y Equipo (PPE): este es el grupo principal.
- Ejemplos de Activos Fijos Intangibles:
- Software y Licencias: el sistema contable que compraste, las licencias de Windows o de software de diseño.
- Propiedad Intelectual: patentes de invención, derechos de autor, y la marca de tu empresa si la has registrado legalmente.
- Derechos de Llave o Franquicias: el pago que realizas por el derecho a operar un negocio bajo el nombre de una marca reconocida.
Ciclo de vida y depreciación de activos fijos
La administración de los activos fijos implica gestionar su ciclo de vida completo, que consta de tres fases:
- Adquisición: incluye la planificación y la compra de activos fijos.
- Uso y Mantenimiento: la etapa más larga, donde el activo genera ingresos y, a su vez, se desgasta.
- Disposición: cuando el activo ya no es útil y decides darlo de baja o venderlo (una venta de activo fijo).
El concepto más importante durante la fase de «Uso» es la depreciación de activos fijos. Este es un proceso contable y tributario vital. Tu maquinaria o tu vehículo pierden valor cada año. La contabilidad te permite registrar esa pérdida de valor como un gasto en tu estado de resultados, a pesar de que no hayas desembolsado dinero.
¿Por qué esto es una ventaja para ti? Porque al registrar la depreciación de activos fijos como un gasto, tu utilidad contable disminuye, y al disminuir tu utilidad, pagas menos Impuesto a la Renta de forma totalmente legal. El cálculo de depreciación de activos fijos suele hacerse por el método de línea recta (dividiendo el costo del activo entre los años de vida útil que estima la SUNAT).
¿Cómo registrar un activo fijo correctamente?
El control de activos fijos de una empresa es fundamental para la contabilidad y para cumplir con las fiscalizaciones de SUNAT. El proceso de registro de activos fijos debe ser meticuloso:
- Registro de la compra: al momento de la compra de activos fijos, no se registra como un «gasto» (que iría al estado de resultados), sino que se registra en el Balance General, aumentando el valor de tus activos fijos (una cuenta de activo) y disminuyendo tu efectivo (otra cuenta de activo) o aumentando tus cuentas por pagar (una cuenta de pasivo).
- Libro de activos fijos: estás obligado a llevar un libro de activos fijos (un registro auxiliar). Este es un inventario de activos fijos detallado que debe contener, como mínimo: la fecha de compra, la descripción del bien, el valor de adquisición, la tasa de depreciación, la depreciación acumulada y el valor neto actual del bien.
- Registro de la depreciación: mes a mes o anualmente, tu contador debe realizar el asiento contable del cálculo de depreciación de activos fijos, registrando el gasto por depreciación.
- Registro de la venta: si decides realizar una venta de activo fijo, se debe realizar un asiento de venta de activo fijo específico, dando de baja el activo de tus libros, reconociendo el efectivo recibido y registrando la utilidad o pérdida que generó esa venta.
Mantener este control de activos fijos de forma ordenada es esencial para que tus estados financieros reflejen la realidad de tu empresa.
Como has visto, la inversión en activos fijos es el paso más importante para hacer crecer tu negocio. Adquirir esa maquinaria moderna, esa flota de vehículos o esa tecnología de punta es lo que te permitirá producir más, llegar a más clientes y diferenciarte de tu competencia. Pero, ¿cómo realizar esta inversión sin descapitalizarte y poner en riesgo tu liquidez del día a día?
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